Tekoäly assistentin työssä – älyttömän hyvä tukiäly!
Toimin Helen Sähköverkolla johdon assistenttina. Olen toimitusjohtajan assistentti, johtoryhmän assistentti ja koko henkilöstön ainut assistentti. Joskus kun joku kysyy, että mitä oikein teen, niin vitsailen, että vastaan lähes kaikesta muusta paitsi ydinliiketoiminnasta – sähköstä en ymmärrä juuri mitään! Puuhaa siis riittää mitä erilaisimpien tehtävien parissa.
Saku Tuominen on todennut hienosti, että ajan hallinta on mahdotonta, kyse on itsensä hallinnasta. Ja että priorisointi ei ole sitä, että laittaa 20 asiaa eri järjestykseen, vaan priorisointi on sitä, että jättää 10 niistä tekemättä. Näihin ajatuksiin peilaten olen opetellut hyödyntämään digitaalista työympäristöä ja valjastanut tekoälyä tekemään tehtäviä puolestani.
Äly hoi – käynnistymisvaikeuksia
Olen käyttänyt ChatGPT:tä reilun vuoden verran ja Copilotia tämän vuoden alusta lähtien. Muistan, kun vuosi sitten Copilotia odotettiin kuin kuuta nousevaa. Katsottiin Microsoftin hienoja promovideoita ja odotusarvona oli, että tämähän on ratkaisu kaikkeen, ja että se tekee lähes kaiken puolestani. Käteni oli ensimmäisten joukossa pystyssä, kun pilottiryhmään kyseltiin halukkaita. Sitten viimein koitti tammikuinen päivä, kun lisenssit aktivoitiin, ja tuo kauan odotettu symboli ilmestyi M365-sovellusten työkaluriville. Ja ei kun testaamaan. Muutaman päivän innokkaan käytön jälkeen mielessä pyörivät vain kaksi sanaa – valtava pettymys. Mitään järkevää siltä ei tuntunut irtoavan yhtään mihinkään. Kokousmuistiinpanot se veti niin sanotusti hatusta ja lateli vähintäänkin arveluttavia totuuksia: muun muassa yhdessä johtoryhmän kokouksessa Copilot nosti muistiinpanoihin faktana, että minut päätettiin nimetä yhden yksikön johtajaksi. Mistään tällaisesta ei tietenkään ollut puhuttu. En tohtinut kysyä, jätetäänkö maininta muistioon. Viikkojen kuluessa pettymys muuttui turhautumiseksi ja ärtymykseksi. En kokenut saavani siitä mitään hyötyä. Mietin jopa pilottiryhmästä irtautumista.
Aikaa kului ja kesällä Copilotille saatiin odotettu suomen kielen tuki, ja tämä oli todellakin mullistava harppaus eteenpäin. Kokousmuistiinpanojenkin kanssa se alkoi ymmärtää mistä puhutaan. Jälkikäteen mietittynä, mitä muuta se olisikaan aiemmin voinut tuottaa kuin sutta ja sekundaa, jos se ei ymmärtänyt puhuttua kieltä? Olisi itsellänikin vaikeuksia tuottaa kiinankielisestä kokouksesta ymmärrettäviä muistiinpanoja.
Alkukankeuden kautta tositoimiin – käytännön esimerkkejä tekoälyn hyödyntämiseen
Suomen kielen tuen myötä homma on kuitenkin lähtenyt niin sanotusti rokkaamaan. Nyt Copilot koostaa jo varsin käyttökelpoisia kokousmuistiinpanoja. Lisäksi käytän Copilotia kokousavustajana luonnostelemaan agendarunkoja ja muistiopohjia. Meidän oma tietoturvallinen Helen ChatGPT kirjoittaa kätevästi suttuiset muistiinpanoni puhtaaksi ja ymmärtää jopa lyhenteitä, ja kirjoittaa ne siististi auki.
Kokousten aikana voi mattimyöhäinen säästää muiden aikaa ja kysyä Copilotilta kahden kesken mistä asioista kokouksessa on jo keskusteltu. Passiivisen kokouksen aktivoimiseksi voi Copilotilta myös kysyä vaikka millä kysymyksillä keskustelua voisi aktivoida tai miten kokouksesta voisi saada lyhyemmän.
Vinkkinä myös tehokas workshop eli ideointi useamman henkilön kesken samanaikaisesti: laittakaa Teams- kokouksessa transkriptio päälle, kaiuttimet kiinni ja mikit auki. Jokainen ideoi yhtä aikaa ääneen oman ruutunsa takana ja Copilot koostaa aivoriihen tuotokset hetkessä talteen. Tällä tavalla voidaan mahdollisesti saada myös ryhmässä yleensä vähemmän äänessä olevienkin ajatuksia esille sekä isossa ryhmässä useamman henkilön ideat talteen.
Muita vinkkejä ja käyttötapauksia, joissa olen muun muassa hyödyntänyt tekoälyä ovat sähköposti- ja Teams-viestien luonnostelu, kuvien luominen, esitysluonnokset PowerPointiin pelkällä promptilla tai valmiista Word-tiedostosta, viralliset asiakirjat ja niiden kieliversiot. Ja mikä parasta, ei koskaan enää tyhjän paperin syndroomaa – esim. intrajuttuihin ja muuhun sisäiseen viestintään aihiot syntyvät kätevästi promptilla.
Tiesittekö muuten, että Forms-kyselynkin voi luoda pelkällä promptilla? Koosteet avoimista kyselypalautteista syntyvät niin ikään helposti tekoälyn avulla esimerkiksi promptilla: ”listaa risut, ruusut ja kehitysehdotukset”. Työpajoissa Whiteboardiin voi luoda halutun määrän muistilappuja osallistujille ideoitavaksi ja pyytää Copilotia koostamaan valmiit tuotokset siististi yhteen paperisten post it -lappupinojen sijaan.
M365 Chat on myös mainio hakuavustaja. Loman jälkeen voit aloittaa poissaolosi aikaisten tapahtumien kartoittamisen esim. kysymällä: ” Tee yhteenveto saapuneet kansiosta kahden viikon sisältä.”, ”Tee yhteenveto viesteistä, jotka ovat tulleet henkilöltä N.N. viimeisen kahden viikon aikana”, ”Tee yhteenveto viesteistä, joissa minut @-mainittiin.” tai ”Listaa tulevan viikon kokoukset ja miten voin niihin valmistautua.”
Pitkistä dokumenteista tai sähköpostiketjuista saa Copilotin avulla helposti pyydettyä tiivistelmän olennaisista asioista. Copilot on myös mainio apuri ohjeistamaan M365-sovellusten käytössä. Seuraavan kerran kun tulee tenkkapoo jonkin toiminnon kanssa, kokeile kysyä ensin Copilotilta. Toki siltä voi kysyä ihan mitä vain, esimerkiksi miksi ruoho on vihreää. Välillä toki vastauksiin kannattaa suhtautua varauksella ja tarkistaa oikeellisuus muualta.
Digitaidot – tulevaisuuden tärkeimpiä tietotyöläisen taitoja
Meillä Helenillä on erinomaiset mahdollisuudet kouluttautua tekoälyn ja digitaalisten työkalujen parissa.
Meillä on lähes rajattomat mahdollisuudet opiskella aihetta. Opiskeluun todella kannustetaan ja digistrategiamme toteutukseen kuuluu myös Digitaalinen työpaikka -ohjelma. Sen tavoitteena on rakentaa Helenille tehokas ja tietoturvallinen digitaalinen työympäristö, jossa mm. tekoäly parantaa jokaisen heleniläisen työn tuottavuutta ja mielekkyyttä.
Meillä on myös viitisen vuotta toiminnassa ollut Digilähettiläät-ryhmä, jonka puitteissa kokoonnumme säännöllisesti kuulemaan eri ohjelmien uusista ominaisuuksista, ja pääsemme etujoukoissa myös niitä testaamaan. Kokeilimme pienemmässä pilottiryhmässä myös kevytkoodausta Power Automatella, joka on aivan loistava työkalu rutiininomaisten tehtävien automatisointiin M365-sovellusten välillä. Kaikille avoimia puolen tunnin koulutuswebinaareja on tarjolla myös useamman kerran viikossa. Kaikki koulutukset tallennetaan, joten mielenkiintoiseen aiheeseen voi palata halutessaan myöhemminkin. Tallennepankkiin onkin kertynyt jo valtava määrä materiaalia.
Tässä kohtaa joku saattaa miettiä, että millä ihmeen ajalla opiskelu tehdään kaiken muun työn ohella. Asiaa tietysti helpottaa intohimoinen kiinnostus digitaalisia työkaluja kohtaan. Itselläni suurimpana motivaationa on tavoite helpottaa omaa työtä uuden teknologian avulla. Lisäksi olen sitä mieltä, että opiskeluun investoitu aika maksaa itsensä tulevaisuudessa moninkertaisesti takaisin työtehtävien helpottumisena. Pyrin itse koko ajan aktiivisesti opiskelemaan uutta, jakamaan tietoa ja inspiroimaan muita, koska uskon, että tulevaisuudessa tärkeimpiä taitoja tietotyössä ovat juuri digitaidot. Tämä tarkoittaa kykyä sopeutua ja kehittyä teknologian mukana.
Suosittelen siis lämpimästi hyödyntämään kaikki saatavilla olevat digitaaliset työkalut täysimääräisesti. Ei ole myöskään kustannustehokasta maksaa lisenssejä ohjelmista, joita ei syystä tai toisesta opetella käyttämään vaan jatketaan vanhoilla mahdollisesti tehottomilla toimintatavoilla. Eikä kaikkea tarvitse opetella kerralla. Opiskelun voi aloittaa pienissä erissä ja keskittyä yhteen uuteen asiaan kerrallaan, jotta kuorma ei tunnu ylivoimaiselta. Kun mahdollisista alkuvaikeuksista pääsee yli, niin tekoälyn mahdollisuudet alkavat avautua. Tekoäly voi merkittävästi parantaa tuottavuutta, säästää aikaa ja avata uusia luovia ratkaisuja, joita et ehkä olisi muuten tullut ajatelleeksi. Sen käytön opettelu on investointi tulevaisuuteen, joka voi sujuvoittaa arkea huomattavasti.
Vinkkejä tehokkaaseen promptailuun
Lopuksi vielä muutama tekoälyguruilta poimittu vinkki promptailuun. Tekoäly on tukiäly, joka ei tee mitään, jos ihminen ei pyydä. Se mitä tekoäly tekee, riippuu täysin siitä mitä sille annetaan – syötemuotoilu on keskeisessä roolissa. ChatGPT ei ole hakukone, eikä varsinainen vastausGPT. Se sopii paremmin luovaan ideointiin, sparrailuun ja ongelmanratkaisuun. Tekoäly ei myöskään ole ajatustenlukija – kirjoita prompti kuten kysyisit asiaa kaverilta. Tekoälylle voi myös antaa roolin, jossa toivot vastauksen saavasi tai lisää loppuun esim. ”Kerro asia minulle kuin olisin 8-vuotias.” Jos tulokset junnaavat ja toistuvat samanlaisina, niin kokeile aloittaa uusi keskustelu. Mikäli et ole tyytyväinen saamaasi vastaukseen, niin sano se tekoälylle, juttele sen kanssa tai tarkista onko kyseessä nörttipiireissä lanseeratusta termistä GIGOsta (Garbage In - Garbage Out).